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Novéa Sérénité :
Nos Réponses à Vos Interrogations
FAQ pour les Professionnels
Efficacité et Organisation
Comment votre service peut-il concrètement me faire gagner du temps ?
En me déléguant les tâches chronophages (saisie, gestion des mails, classement, standard), vous vous libérez pour vous concentrer sur votre cœur de métier (production, vente, consultation). Je gère les distractions administratives pour maximiser votre productivité.
Je suis submergé(e) par la gestion de mon planning et de mes rendez-vous. Pouvez-vous m'aider ?
Oui. J'assure la gestion complète de votre agenda (planification, prise de rendez-vous, rappels, coordination des réunions). Un planning optimisé réduit les oublis et les conflits, assurant une meilleure fluidité de vos journées.
Comment garantissez-vous que mes priorités sont respectées, surtout à distance ?
Je définis avec vous un Protocole de Gestion des Tâches (PGT) hebdomadaire et j'utilise un outil de suivi partagé. Je communique de manière proactive l'avancement et vous alerte immédiatement sur tout élément critique.
Comment organisez-vous la préparation de mes dossiers et assurez-vous leur bonne classification ?
J'établis une méthodologie de classement logique et standardisée (physique et numérique) adaptée à votre activité. Cela permet de retrouver n'importe quel document (contrat, facture, devis) en quelques secondes, ce qui est crucial pour le service client et en cas de contrôle.
Comment m'assurer que mes factures clients sont émises et payées à temps ?
Je peux gérer l'émission rapide des factures et le suivi des règlements. Je prends en charge les relances courtoises mais fermes des impayés, améliorant ainsi la trésorerie de votre entreprise.
Quels outils/logiciels utilisez-vous pour travailler à distance ?
J'utilise des outils professionnels et sécurisés : plateformes de gestion d'agenda (Doctolib, Maiia, Keldoc), outils bureautiques standard (Pack Office) et une ligne téléphonique dédiée professionnelle (TeamBox si nécessaire).
Financement et Comptabilité
Engager une assistante administrative indépendante est-il plus avantageux qu'un salarié ?
Oui. Vous ne payez que pour les heures réellement travaillées, sans les charges sociales, les congés payés, les taxes ou le coût du matériel d'un employé. C'est un coût variable, maîtrisé et sans engagement de long terme.
Pouvez-vous m'aider avec la classification comptable sans remplacer mon expert-comptable ?
Absolument. Je ne remplace pas l'expert-comptable, mais je gère la pré-comptabilité : je prépare, trie et classe tous les justificatifs (factures d'achat, de vente, notes de frais) de manière structurée. Cela simplifie son travail et peut réduire vos honoraires comptables.
Mon activité nécessite une gestion des données sensibles (médical, juridique). Quelle garantie de confidentialité offrez-vous ?
Je suis soumise au Secret Professionnel et je respecte strictement le RGPD. Les échanges de documents sensibles sont réalisés via des canaux sécurisés (ex: MSSanté pour le médical, ou plateformes clients sécurisées).
Comment puis-je contrôler mon budget si j'opte pour le tarif horaire ?
Je vous fournis un rapport d'activité détaillé avec un suivi précis du temps passé sur chaque mission. Je vous informe dès que le budget d'heures convenu est atteint ou risque d'être dépassé.
Est-ce que mon expert-comptable est à l'aise avec votre méthode de travail ?
Oui, ma méthode de pré-comptabilité est conçue pour simplifier son travail : les documents sont triés par catégorie et classés chronologiquement. Mon objectif est de fluidifier le travail de votre comptable.
Spécialisation et Confidentialité
Qu'inclut l'aide au "Montage de Dossier Juridique" ?
Il s'agit de l'organisation et du classement logique des pièces, de leur numérotation, de leur indexation et de la création de la table des pièces pour un dossier d'audience ou de plaidoirie, vous faisant gagner un temps crucial avant l'analyse juridique.
Qu'est-ce que la "Gestion de Dossier Préparatoire (GDP)" mentionnée dans nos discussions ?
C'est un service premium (pôle médical) qui consiste à vérifier, classer et qualifier le dossier administratif du patient avant la consultation (documents, mutuelle, parcours de soins). Cela permet au praticien d'optimiser le temps de consultation.
Vos tarifs incluent-ils les Frais de Mise en Service ?
Non, les frais de mise en service (création de votre ligne téléphonique dédiée professionnelle, personnalisation des scripts, paramétrage des accès) sont des frais uniques facturés séparément lors du premier contrat.
Continuité d'Activité et Remplacement
Qui gère l'administratif quand mon assistant(e) est en vacances ?
Je peux intervenir en tant que remplacement ponctuel pour assurer la continuité de votre service administratif (téléphone, emails urgents, gestion des commandes, etc.). Cela vous garantit une période d'absence sans stress administratif et sans interruption d'activité.
Combien de temps à l'avance dois-je prévoir un remplacement administratif pour les vacances ?
Il est idéal de me contacter au moins 3 à 4 semaines à l'avance pour bien comprendre les tâches, accéder aux outils nécessaires et assurer une passation efficace avec votre collaborateur habituel.
Comment se passe la passation si je vous confie un remplacement temporaire ?
Nous rédigeons ensemble un Protocole de Gestion des Appels et des Tâches (PGA/PGT) pour garantir la continuité parfaite des opérations. Une courte période de tuilage avec la personne remplacée est recommandée si possible.
Sous quel format proposez-vous vos services (ponctuel, forfait, régulier) ?
Je propose une tarification flexible : des prestations à la carte (missions ponctuelles), des forfaits horaires (pour une mission bien définie) ou un abonnement régulier (à la semaine ou au mois) selon la formule qui vous est la plus avantageuse.
FAQ pour les Particuliers
Désencombrement & Organisation du Classement
Mes papiers sont un chaos total. Comment mettre de l'ordre dans mes documents personnels ?
J'interviens pour un tri, un classement et une organisation de vos documents essentiels (bulletins de paie, contrats, santé). Nous mettrons en place un système simple pour que vous puissiez maintenir cet ordre facilement par la suite.
Lutte contre la Phobie Administrative
J'ai la "phobie administrative" et je repousse toutes mes démarches. Que proposez-vous ?
Je suis là pour prendre en charge ces formalités stressantes. Cela inclut la gestion des courriers importants, la rédaction de documents officiels, et le suivi des dossiers (assurance, banque). Je vous apporte la tranquillité d'esprit en garantissant que rien n'est oublié.
J'ai reçu un courrier de l'administration que je ne comprends pas, pouvez-vous le déchiffrer ?
Oui. Je peux analyser les courriers administratifs complexes, vous expliquer clairement les démarches à suivre et, si nécessaire, rédiger une réponse appropriée en votre nom.
Quels types de courriers pouvez-vous rédiger pour moi ?
Je peux rédiger tout type de courrier privé ou administratif : lettres de réclamation, résiliation de contrats, demandes d'information, courriers à l'assurance. Je m'assure que le ton est professionnel, clair et respecte les formalités.
Démarches en Ligne & Formalités Courantes
Pouvez-vous m'aider à gérer mes démarches en ligne (impôts, CAF, assurance maladie) ?
Oui. Je peux vous assister pour les déclarations en ligne (impôts, allocations, demande d'aides) et servir d'intermédiaire pour les échanges avec les administrations. Mon rôle est de simplifier l'accès à vos droits.
Je déménage, pouvez-vous m'aider avec les démarches de changement d'adresse ?
Absolument. Je peux prendre en charge l'enregistrement du changement d'adresse auprès des organismes clés (services publics, assurances, mutuelles, fournisseurs d'énergie) pour vous assurer de ne rater aucun courrier important.
Préparation de Dossiers Complexes
J'ai besoin de préparer un dossier important (achat immobilier, succession, prêt), pouvez-vous m'aider ?
Absolument. Je peux vous aider à lister et rassembler toutes les pièces justificatives requises, vérifier leur validité, et organiser le dossier complet selon les exigences de l'organisme concerné (banque, notaire).
Mon dossier de retraite est très complexe. Pouvez-vous m'accompagner ?
Je peux vous aider à rassembler tous les justificatifs de carrière, à organiser votre dossier et à préparer les formulaires de demande. Je peux également vous assister dans le suivi des échanges avec les caisses de retraite.
Assistance aux Proches et Suivi Médical
Puis-je faire appel à vos services pour la gestion administrative d'un proche âgé ?
Oui, c'est une mission courante. Je peux aider à gérer les dossiers de mutuelle, les demandes d'aides (APA, PCH), le suivi des factures, et la correspondance avec les établissements de santé ou d'hébergement.
Questions Générales & Méthodologie
